Cancelar ou substituir: qual a diferença?
Na NFS-e Nacional existem dois caminhos para tirar uma nota errada de circulação:
- Cancelar (evento 101101): o emitente anula a nota. Se ainda precisar de documento, emite outra depois.
- Substituir: você emite uma nova DPS com o campo
chSubstda, que traz a chave da nota original. A Sefin Nacional gera a nova NFS-e e, na mesma operação, cancela a original com o evento 105102. As duas notas ficam vinculadas, e o DANFSe da original recebe a marca "SUBSTITUÍDA".
A diferença prática: no cancelamento existe um intervalo em que o cliente fica sem nota válida. Na substituição, não.
Como cancelar a NFS-e Nacional (evento 101101)?
O cancelamento exige um motivo (cMotivo) e uma justificativa em texto:
| Código | Motivo |
|---|---|
| 1 | Erro na emissão |
| 2 | Serviço não prestado |
| 9 | Outros |
Algumas situações bloqueiam o cancelamento por qualquer via:
- nota com bloqueio por ofício ativo;
- nota já cancelada (não aceita novo cancelamento, substituição nem manifestação);
- depois de uma confirmação do tomador, mesmo tácita, algumas ações podem ser bloqueadas (FAQ 25.5).
O cancelamento também repercute nos créditos de IBS/CBS que o seu cliente já apropriou (LC 214/2025, art. 47, §§ 8º e 12). Isso passa a pesar a partir de 2027; veja o guia da reforma tributária no Simples Nacional.
Qual é o prazo para cancelar?
Quem define é o município, no Painel Municipal (FAQ 9.2). Os parâmetros são:
| Parâmetro | Padrão ou efeito |
|---|---|
| Prazo máximo | 730 dias (2 anos) se o município não definir outro |
| Valor máximo | Acima dele, não há cancelamento automático |
| Cancelar nota sem tomador identificado | O município decide se aceita |
| Cancelar com tributos já recolhidos | Se o município não aceitar, erro E0827 |
Fora do prazo, o erro é E0822. O MEI não está dispensado do prazo (FAQ 23.2).
E o prazo de 168 horas?
É um mito. O "prazo de 168 horas" que circula em blogs vem da NF-e e da NFC-e e não se aplica à NFS-e Nacional. Vale o prazo do município, com padrão de 730 dias.
O que é a análise fiscal para cancelamento?
Quando o cancelamento direto não é permitido (prazo vencido, valor acima do limite ou tributos recolhidos), o Emissor Web pergunta se você quer gerar a Solicitação de Análise Fiscal (evento 101103). Ela vai para a fila de pendências da prefeitura, que:
- defere (evento 105104): o efeito é igual ao de um cancelamento;
- indefere (evento 105105): a nota continua válida.
A base é a Resolução CGNFS-e 3/2023. A LC 116/2003 não obriga o município a analisar, e cada município define prazos e critérios (FAQ 9.4). Uma segunda solicitação para a mesma nota é rejeitada com E0840.
Como substituir a NFS-e Nacional?
Você emite uma nova DPS com chSubstda (chave da nota original), o código do motivo e, opcionalmente, uma descrição. Só estes motivos são aceitos:
| Código | Motivo |
|---|---|
| 01 | Desenquadramento do Simples Nacional |
| 02 | Enquadramento no Simples Nacional |
| 03 | Inclusão retroativa de imunidade ou isenção |
| 04 | Exclusão retroativa de imunidade ou isenção |
| 05 | Rejeição pelo tomador ou intermediário responsável |
| 99 | Outros |
O prazo também é do município, com teto de 2 anos. Fora dele, o erro é E0050, exceto para os motivos 01 e 02 (FAQ 10.4). Notas canceladas ou bloqueadas não podem ser substituídas.
O que a substituição não pode mudar?
| Erro | Quem | O que não pode mudar |
|---|---|---|
| E0061 | Simples Nacional, MEI, ME e EPP | Tomador já identificado, competência e valor do serviço (vServ) |
| E0060 | Regime normal | Competência, subitem, código municipal e local da prestação |
| E0058 | Todos | Identificação do tomador, nem de "sem tomador" para "com tomador" |
| E0056 | Conforme o município | Substituir nota sem tomador pode ser vedado |
Ou seja: no Simples, a substituição não corrige o valor do serviço. Se o valor estiver errado, o caminho é cancelar e emitir uma nova. Para mudar o local de incidência ou o tomador, a orientação oficial é a análise fiscal ou o contato com a prefeitura (FAQ 29.3).
O que fazer quando...?
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| A descrição ou a NBS estão erradas, com a mesma competência e o mesmo tomador | Substituir (motivo 99) |
| O valor está errado e você é do regime normal | Substituir (motivo 99), dentro do prazo |
| O valor está errado e você é do Simples | Cancelar (motivo 1) e emitir uma nova |
| O tomador ou a competência estão errados | Cancelar (101101) e emitir uma nova |
| O serviço não foi prestado | Cancelar (motivo 2) |
| O tomador rejeitou a nota | Substituir com motivo 05 ou cancelar |
| O prazo do município venceu | Solicitação de análise fiscal (101103) |
| A empresa foi enquadrada ou desenquadrada do Simples | Substituir com motivo 02 ou 01 |
Um detalhe sobre a rejeição: quando o tomador rejeita a nota, ela não é cancelada. Continua "Emitida" e segue na pré-apuração. Se você não agir, o problema continua.
Como o Fiscalo faz isso
No Fiscalo, você cancela a nota escolhendo o motivo (1, 2 ou 9) e escrevendo a justificativa. Para corrigir, o assistente "Corrigir nota" pergunta o que está errado e decide entre substituir ou cancelar e reemitir:
- se mudam valor, descrição ou NBS, com a mesma competência e o mesmo tomador, ele faz a substituição, e o seu cliente nunca fica sem nota válida;
- se mudam tomador, competência ou local da prestação, ou se você é do Simples e o valor mudou, ele orienta o cancelamento e a nova emissão;
- o prazo vem do parâmetro do município; fora dele, o sistema oferece a análise fiscal.
Cada cancelamento ou substituição gera um e-mail ao tomador com o PDF e o XML, e a nota sai dos totais de faturamento da competência. Você emite e corrige notas com o imposto calculado e tem 10 notas grátis por mês: crie sua conta. Se ainda não tem o certificado, veja o guia do certificado digital A1 e compare os planos.
Fontes
- Perguntas frequentes da NFS-e Nacional, v1.2 (itens 9, 10, 23, 25 e 29): https://www.gov.br/nfse/pt-br/perguntas-frequentes/perguntas-frequentes-nfs-e-v1-2-20261027.pdf
- Documentação técnica atual (Anexo I e Anexo II, eventos): https://www.gov.br/nfse/pt-br/biblioteca/documentacao-tecnica/documentacao-atual
- Manual de API para contribuintes, v1.2: https://www.gov.br/nfse/pt-br/biblioteca/documentacao-tecnica/documentacao-atual/manual-contribuintes-emissor-publico-api-sistema-nacional-nfs-e-v1-2-out2025.pdf
- Resoluções CGNFS-e: https://www.gov.br/nfse/pt-br/biblioteca/portarias-e-resolucoes-cgnfs-e
- LC 214/2025, art. 47: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm